Planilhas: uma ferramenta de alto risco para análise de dados

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INTRODUÇÃO

Quando a planilha eletrônica foi introduzida no mundo dos negócios no final dos anos 70, início dos anos 80, o seu sucesso foi praticamente imediato. a praticidade, a versatilidade e a eficiência das planilhas se mostraram um forte atrativo, e, de forma questionável, ajudaram a consolidar a ampla utilização de computadores pessoais no cenário dos negócios. Hoje as planilhas eletrônicas são omnipresentes e têm motivos para isso. Elas se tornaram uma ferramenta indispensável para quem trabalha com cálculos e modelamento financeiros.

Um artigo recente na AccountingWEB.com, que cita uma pesquisa com executivos da área financeira, revelou que 92 por cento de todas as empresas públicas usam planilha nas principais atividades contábeis. As utilizações variam desde às entradas de contabilidade de receita à programação, alocação e redistribuição de receita. O artigo afirma que as planilhas são amplamente utilizadas porque várias tarefas essenciais na elaboração de relatórios e reconhecimento de receitas ainda não são totalmente automatizadas em sistemas financeiros e ERP.

Alguns recursos de planilhas – como cálculos, argumentos condicionais, o uso de macros na criação de vínculos e na programação, as tornam altamente especializadas na criação de aplicações para uma única finalidade. Elas podem ser aplicadas a uma infinidade de áreas, entre elas, a preparação de orçamentos, inventários, modelamento financeiro e a entrada de dados de informações financeiras e relatórios.

Paradoxalmente, o que torna as planilhas tão atrativas está na raiz de suas falhas.

As organizações precisam equilibrar a facilidade de uso, a flexibilidade e o baixo custo na aquisição das planilhas com as suas falhas de utilização em um contexto de nível corporativo. Estas falhas podem ser classificadas em três áreas principais:

1. Falta de integridade de dados – os valores podem ser alterados deliberadamente ou acidentalmente
2. Tendência a erros – erros na entrada, lógica, interfaces de dados e utilização
3. Não está em sintonia com os sistemas de TI padrão para aplicações essenciais – documentação, testes e controle de versão

Está claro que as falhas das planilhas podem levar a um questionamento da qualidade dos dados produzidos. Dados com qualidade inferior resultam em relatórios imprecisos e processos decisórios equivocados. Portanto, a confiança nas planilhas para aplicações financeiramente relevantes resulta em um nível inaceitável em termos de riscos comerciais e normas reguladoras.

A situação real é que muitas organizações que usam planilhas em aplicações essenciais fazem isso por uma questão de necessidade. Nem sempre é prático ou viável desenvolver, gerenciar ou implementar aplicativos personalizados, ou adquirir soluções de ponta para preencher a lacuna deixada pelas planilhas.

Como um aplicativo de planilha ainda é melhor do que voltar aos processos manuais, as planilhas continuarão em uso. Para lidar com os riscos introduzidos pelas planilhas, a gerência precisa supervisionar melhor como e onde os aplicativos de planilha são usados e a auditoria precisa de um meio para avaliar independentemente a precisão de dados e relatórios nos quais a organização depende.